Digitální onboarding ve Stafiu: Efektivní řešení pro pracovní agentury s vysokým náborem zaměstnanců
Onboarding nových zaměstnanců je klíčovým procesem pro každou pracovní agenturu, obzvláště když spravuje nábor ve vysokém objemu. Tradiční onboarding je časově a administrativně náročný, což se při velkém počtu pracovníků může stát velkou překážkou. Stafio nabízí kompletní digitální onboardingové řešení, které pracovní agenturám umožňuje onboarding provádět rychle a efektivně. Digitalizovaný proces šetří čas a náklady, minimalizuje papírování a přináší ekologické výhody.
Systém Stafio poskytuje nástroje pro snadnou správu onboardingu od vstupního dotazníku až po podpis pracovních smluv, a to s dvěma volbami podpisu podle potřeb a možností jednotlivých pracovníků.
Co je onboarding a proč je zásadní pro pracovní agentury?
Onboarding je proces, při kterém pracovník získává potřebné informace o své nové pozici a společnosti, seznamuje se s pracovními postupy a administrativně se zařazuje do pracovního procesu. Onboarding je sjednávání pracovněprávního vztahu, podpis pracovních dokumentů a daňovéhoo prohlášení.
Pracovní agentury často zajišťují nábor velkého počtu pracovníků, a onboarding je tedy nutné organizovat tak, aby byl rychlý, přehledný a efektivní.
Stafio nabízí pracovním agenturám digitální onboardingový proces, který nejen šetří čas a náklady, ale také významně redukuje papírování, čímž podporuje ekologický přístup k administrativě.
Jak onboarding probíhá ve Stafiu: Dva kroky pro efektivní nábor
Digitální onboarding ve Stafiu zahrnuje dva základní kroky, které pomáhají agenturám efektivně zvládnout onboarding velkého počtu nových zaměstnanců.
Krok 1: Zasílání vstupního dotazníku e-mailem s možností prostého elektronického podpisu
- První krok onboardingového procesu začíná zasláním vstupního dotazníku přímo do e-mailu nového zaměstnance.
- Dotazník obsahuje potřebné informace k získání osobních údajů a dalších informací, které jsou nezbytné pro administrativní zařazení zaměstnance. Vstupním dotazníkem lze získat osobní údaje bez nutnosti dalšího přepisování. Údaje získané od pracovníka se přepíšou rovnou do Stafia, kde čekají na kontrolu personalisty.
- Tento formulář zaměstnanec pohodlně vyplní online a podepíše jednoduchým kliknutím na tlačítko „podepsat“, čímž se dokument stane právně platným, bez nutnosti certifikátu či speciálního softwaru.
Krok 2: Elektronický podpis pracovněprávních dokumentů – dvě možnosti
Druhým krokem je podpis pracovněprávních dokumentů, přičemž Stafio nabízí dvě možnosti podle potřeb a dostupných prostředků zaměstnance:
- Podpis e-mailem – Stejně jako u vstupního dotazníku je možné zaslat pracovní smlouvy a jiné dokumenty přímo do e-mailu zaměstnance. Zaměstnanec může dokumenty podepsat elektronicky kliknutím na tlačítko „podepsat“, což je praktické pro ty, kteří vlastní smartphone nebo počítač s internetovým připojením. Tato metoda je vhodná v případě, že se s pracovníkem při onboardingu nepotřebujete setkat osobně.
- Biometrický podpis na zařízení agentury – Pro zaměstnance, kteří nemají přístup k e-mailu nebo chytrému zařízení (například používají tlačítkový telefon), nabízí Stafio možnost podpisu dokumentů na zařízení pracovní agentury. Koordinátor agentury připraví dokumenty, které zaměstnanec podepíše pomocí elektronického pera s biometrickými funkcemi, které snímá tah a tlak podpisu. Tento biometrický podpis je plně právně uznatelný a poskytuje zaměstnancům bez e-mailu bezpečný způsob elektronického podpisu dokumentace.
Tato kombinace dvou způsobů elektronického podpisu činí systém Stafio flexibilním a přístupným pro různé skupiny pracovníků.
Výhody digitálního onboardingu pro pracovní agentury
Přechod na digitální onboarding přináší pracovním agenturám nejen výrazné úspory času a nákladů, ale také snížení ekologické stopy. Digitalizace dokumentace eliminuje potřebu tisku, což šetří papír a další kancelářské prostředky.
Hlavní přínosy digitálního onboardingového řešení pro pracovní agentury:
- Úspora času a administrativy – Automatizace zasílání dotazníků a elektronického podepisování dokumentů šetří pracovníkům i personalistům čas, který by jinak věnovali vyplňování, tisku a evidenci papírové dokumentace.
- Ekologický přístup – Eliminace papíru a dalších kancelářských materiálů přispívá k udržitelnějšímu přístupu.
- Přehledná a bezpečná správa dokumentů – Dokumenty jsou uloženy elektronicky, přičemž je možné sledovat jejich aktuálnost a platnost, což zajišťuje přehled a právní jistotu.
Jedna pravda na jednom místě!
Klíčové výhody digitálního onboardingu pro pracovní agentury s vysokým počtem náborů
Stafio je vyvinut tak, aby splňoval specifické potřeby pracovních agentur s vysokými nároky na nábor a onboarding zaměstnanců. Systém umožňuje efektivní, přehledný a bezproblémový nástup nových pracovníků na základě automatizace, digitalizace a možnosti volby elektronického podpisu.
- Automatizace procesů – Od zaslání dotazníků až po podpis smluv je celý onboarding zautomatizován, což zvyšuje rychlost a eliminuje riziko chyb.
- Ekologický a ekonomický přístup – Digitalizace onboardingu výrazně snižuje potřebu papírových dokumentů a kancelářského vybavení, což šetří přírodu i rozpočet.
- Flexibilita pro různé skupiny pracovníků – Dvě možnosti podpisu, buď elektronicky e-mailem, nebo biometrickým podpisem na zařízení agentury, činí systém přístupným pro všechny typy pracovníků.
- Přehledná evidence a archivace – Elektronické uchovávání dokumentů usnadňuje správu a archivaci, což pomáhá personalistům mít onboardingový proces pod kontrolou.
Závěr: Komplexní nástroj pro onboarding velkého počtu pracovníků v agenturách je rozhodně výhodou!
Digitální onboarding pracovním agenturám zefektivní způsob, jak zvládnout nábor vysokého počtu zaměstnanců, aniž by zatížil administrativní kapacity. Dvě možnosti podpisu – e-mailem nebo biometricky na zařízení agentury – činí onboardingový proces přístupným pro různé skupiny pracovníků. Tento plně digitální a ekologický proces šetří čas, náklady a přírodu, což zvyšuje efektivitu a přináší pracovní agenturám i jejich zaměstnancům moderní řešení pro nástup do zaměstnání.