Personalistika ve firmách: Průvodce pro HR specialisty
Personalistika, neboli řízení lidských zdrojů (HR), je komplexní obor, který pokrývá celou škálu činností – od náboru zaměstnanců až po správu pracovních smluv a dokumentace. Pro personalisty, kteří se chtějí v této oblasti zdokonalit, je klíčové rozumět jednotlivým oblastem HR agendy a znát nástroje, které jim mohou práci zjednodušit. Tento průvodce představí jednotlivé oblasti personalistiky, od náboru po evidenci pracovníků, a nástroje, které mohou efektivně podpořit práci HR týmu.


1. Nábor zaměstnanců
Nábor nových zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších částí práce personalisty. Kvalitní náborový proces přitahuje kvalifikované kandidáty, čímž podporuje růst a stabilitu společnosti. Náborový proces obvykle zahrnuje:
- Definici pracovních pozic a vytvoření popisu práce.
- Inzerci pracovních nabídek na kariérních webech, sociálních sítích nebo prostřednictvím personálních agentur.
- Sběr a filtrování životopisů, telefonické nebo osobní pohovory, hodnocení dovedností a rozhodování o nejlepších kandidátech.
V náborovém procesu mohou personalistům pomoci tzv. ATS systémy (Applicant Tracking System), které zjednodušují správu životopisů, inzerce a přehled kandidátů. Tyto systémy automatizují evidenci uchazečů, umožňují rychle reagovat na příchozí žádosti a strukturovat výběrová řízení. ATS může být užitečné zejména v případě, kdy společnost přijímá větší počet zaměstnanců a potřebuje mít přehled o všech kandidátech na jednom místě.
2. Onboarding nových zaměstnanců
Onboarding, neboli proces začlenění nových zaměstnanců do firmy, je zásadní pro jejich rychlou adaptaci. Dobrý onboarding zajišťuje, že nováčci získají potřebné informace o firemních procesech, kultuře a pracovním prostředí.
Typické součásti onboardingového procesu zahrnují:
- Předání základních informací a školení v oblasti firemní kultury, bezpečnosti práce, vnitřních předpisů a pracovních nástrojů.
- Vyplnění a podpis smluvní dokumentace, jako jsou pracovní smlouvy a další povinné dokumenty.
- Seznámení s týmem a manažery.
Pro onboarding je vhodné používat digitální HR systémy, které umožňují automatizovat administrativní kroky, zasílání dokumentů a poskytování informací zaměstnancům předem. To šetří čas personalistů a usnadňuje nový zaměstnancům začlenění do týmu.
3. Správa pracovníků a pracovních smluv
Správa personální dokumentace a pracovních smluv je nedílnou součástí personalistiky a zároveň klíčovou povinností z hlediska legislativy. Personalisté musí mít přehled o všech zaměstnaneckých smlouvách, dodatcích a dalších důležitých dokumentech.
Agenda správy pracovníků zahrnuje:
- Evidenci pracovních smluv a dodatků k těmto smlouvám.
- Sledování důležitých termínů, jako jsou termíny ukončení smluv na dobu určitou, povinné revize dokumentace a aktualizace informací.
- Záznam osobních údajů a kontaktních informací zaměstnanců, zajištění ochrany těchto údajů a dodržování pravidel GDPR.
K evidenci smluv a osobních dat zaměstnanců je praktické využívat HR systémy. Tyto systémy uchovávají přehled o všech dokumentech elektronicky, umožňují archivaci, automatické upozornění na blížící se termíny a minimalizují riziko chyb při ruční správě papírových dokumentů. HR systém je užitečný také pro snadnou aktualizaci údajů a přehledné vedení osobních složek.
Stafio v oblasti správy a archivace dokumentů umožňuje personalistům snadno a přehledně uchovávat všechny pracovní smlouvy, dodatky a osobní údaje zaměstnanců v elektronické podobě. Veškeré dokumenty jsou zabezpečené a připravené k rychlému vyhledání či aktualizaci, což zjednodušuje administrativu a umožňuje okamžitý přístup k podkladům v případě kontroly ze strany úřadů.
4. Evidence docházky a plánování směn
Správa docházky zaměstnanců a plánování směn je dalším nezbytným krokem v personalistice, zejména ve firmách s provozem na směny. Evidence docházky je důležitá pro správný výpočet mezd a kontrolu dodržování pracovní doby.
- Personalista obvykle:
- Sleduje a eviduje pracovní docházku zaměstnanců – včetně absencí, dovolených, pracovních neschopností.
- Zajišťuje plánování směn – v případě provozu na směny je důležité, aby byla docházka plánovaná efektivně, podle potřeb firmy a zákonných limitů na délku pracovní doby.
Pro evidenci docházky a plánování směn mohou personalisté využívat HR systémy s integrovaným modulem pro docházku. Některé systémy nabízejí také možnost synchronizace s přístupovými systémy nebo biometrickými čtečkami, což usnadňuje přesnou evidenci času stráveného na pracovišti.
Stafio nabízí personalistům efektivní nástroje pro správu docházky a plánování směn. Docházku lze snadno evidovat přímo v systému nebo importovat data od zákazníků, což je praktické pro pracovní agentury spolupracující s různými klienty. Pro plánování směn Stafio poskytuje pracovníkům uživatelsky přívětivou aplikaci, přes kterou se mohou přihlašovat na dostupné směny podle aktuální potřeby. Tento systém nejen usnadňuje personalistům organizaci směn, ale také zajišťuje lepší flexibilitu a transparentnost v docházkovém a směnovém režimu.
5. Výpočet mezd a mzdová agenda
Mzdová agenda zahrnuje výpočet mezd, daní a odvodů na pojištění. Větší společnosti často využívají specializované mzdové softwary, které umožňují přesný výpočet a automatizaci procesu zpracování mezd. Správně nastavený mzdový software zohledňuje zákonné povinnosti, jako jsou odvody na zdravotní a sociální pojištění, daňové slevy, příplatky za směny a přesčasy.
- Personalista v rámci mzdové agendy:
- Zajišťuje podklady pro výpočet mezd a zpracovává informace o odpracovaných hodinách a absencích.
- Eviduje benefity a nárok na příplatky – například příplatky za práci o svátcích, v noci nebo ve ztíženém pracovním prostředí.
- Komunikuje s externími institucemi – včetně zdravotních pojišťoven, správy sociálního zabezpečení a finančního úřadu, pokud jde o odvody a potvrzení.
Mzdový software obvykle nabízí i možnost integrace s HR systémy, takže personalista má veškeré podklady přehledně na jednom místě a může zpracovávat mzdy přesně a efektivně. Zároveň je možné využít import a export dat z HR systému. Data jsou poté poskytnu interní nebo externí účetní.
V oblasti mzdové agendy Stafio zajišťuje výpočet hrubých mezd na základě docházky, a to včetně připočítávání odměn, příplatků za práci ve svátek, noční směny nebo přesčasy. Systém navíc umožňuje i redukci mezd o manka a pokuty, pokud je to potřeba, což zajišťuje přesný a komplexní výpočet mzdových nároků. Díky této automatizaci šetří personalisté čas a mají jistotu, že mzdová agenda je vedena přesně a v souladu s nastavenými pravidly.
6. Podpora rozvoje a vzdělávání zaměstnanců
- Podpora rozvoje a vzdělávání zaměstnanců je klíčová pro jejich motivaci a růst firmy. Personalista by měl spolupracovat s manažery na zajištění školení a odborného rozvoje.
- Rozvojová agenda zahrnuje:
- Plánování školení a certifikací – například bezpečnostní školení, odborné kurzy nebo workshopy.
- Evidenci absolvovaných školení – záznam o školeních a certifikacích je důležitý pro sledování pokroku zaměstnanců.
Vhodné je využívat systémy pro řízení školení a vzdělávání, které personalistům pomáhají plánovat, sledovat a vyhodnocovat průběh školení. Některé HR systémy mají integrovaný modul pro správu školení, který umožňuje vést kompletní záznamy o účasti a výsledcích vzdělávacích aktivit.
Ve Stafiu mohou personalisté do vstupním dotazníku snadno zahrnout i důležité dokumenty, jako jsou BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci), PO (požární ochrana) nebo další interní směrnice. Tyto dokumenty jsou zaměstnancům zaslány k přečtení a elektronickému podpisu, což zajišťuje jejich okamžitou dostupnost, přehlednou archivaci a plnění zákonných povinností hned při nástupu. Tento přístup minimalizuje papírování, šetří čas personalistů a zajišťuje, že všechny povinné dokumenty jsou uloženy na jednom místě.
