Snadné plánování směn pomocí zaměstnanecké aplikace

Plánování směn patří mezi nejkritičtější procesy v každé firmě, která pracuje s větším počtem zaměstnanců, obzvlášť pokud má více poboček, provozů nebo pokud jde o pracovní agentury.

Nejedná se totiž pouze o to, určit, kdo kdy přijde do práce. Plánování směn znamená:

  • strategicky sladit dostupnost pracovníků,
  • jejich pracovní smlouvy,
  • kompetence,
  • požadavky klientů a
  • provozní potřeby, a to vše v reálném čase a v souladu s platnou legislativou.

Úkolem plánovače směn je zajistit, aby ve správný čas byl na správném místě správný člověk – ideálně takový, který:

  • má potřebnou kvalifikaci,
  • platnou smlouvu,
  • nevyčerpaný hodinový fond a
  • zároveň je dostupný.

Ve firmách s vysokou fluktuací zaměstnanců, různorodými typy pracovních poměrů (DPP, DPČ, HPP) a častými změnami v týmech je řízení HR agendy výrazně složitější. Tato komplexita vyžaduje efektivní nástroje pro správu pracovníků, dokumentace, plánování směn a komunikace – zejména pokud dochází k pravidelnému střídání zaměstnanců a dynamickým změnám v provozu.

Pokud se směny neřídí efektivně, může to vést k:

  • personálním výpadkům,
  • překročení limitů smluv,
  • nedodržení pracovněprávních předpisů,
  • a v nejhorším případě až ke ztrátě zakázek nebo úplnému narušení provozu u klienta.

A jak to funguje v praxi?

Prakticky to funguje tak, že HR specialisté nebo vedoucí pracovníci směny plánují v přehledné desktopové aplikaci, která jim umožňuje například hromadně obsadit směny pro zaměstnance na HPP a poté uvolnit zbývající volné směny pro brigádníky. Tímto způsobem mají pod kontrolou klíčové pokrytí směn a zároveň dají prostor flexibilitě, kterou brigádníci často vyžadují.

Zaměstnanci se na směny následně přihlašují sami prostřednictvím mobilní aplikace, kde mohou (dle nastavení) vidět například i to, s kým budou na směně, na jaké pozici, nebo kde přesně pracují. Celý proces tak eliminuje zdlouhavou domluvu přes telefon, SMS nebo WhatsApp – vše je přehledně na jednom místě.

Díky jasnému označení obsazených a volných směn mají všichni zúčastnění okamžitý přehled, co je aktuálně k dispozici.

A na konci měsíce stačí provést kontrolu docházky (s možností manuálních úprav nebo importu podle skutečného stavu), což vytvoří kvalitní podklad pro účetní oddělení a výpočet mezd.

Praktické nástroje pro snadné plánování směn

Drag & drop – směny přesouváte myší

  • S plánovačem směn jednoduše přesouváte směny přetažením myší.
  • Přehledný vizuál vám okamžitě ukáže, kdo kdy pracuje, a pokud dojde ke změně, aktualizace zabere jen pár sekund.

Přednastavené vzory směn

  • Umožňuje si připravit šablony směn, které se opakují na konkrétním pracovišti – například směna od 6:00 do 14:00 na pozici skladníka.
  • Jedním klikem je pak aplikujete na vybrané dny či zaměstnance.

Hlídání zákonných přestávek

  • Aplikace automaticky zobrazuje povinné přestávky podle délky pracovní doby a typu smlouvy – máte tak jistotu, že směny odpovídají legislativě.

Výběr typu smlouvy

  • Přiřazování pracovníků na směny probíhá s ohledem na typ jejich pracovního poměru – a to plně automatizovaně dle přednastavených pravidel. Systém umožňuje nastavit preferenční pořadí čerpání úvazků, například nejprve naplňovat DPP, následně přecházet na DPČ a poté na HPP. Toto inteligentní plánování zajišťuje, že pracovníci jsou nasazováni efektivně a v souladu s podmínkami jejich smlouvy, bez nutnosti ruční kontroly.
  • Díky tomu máte kontrolu nad vyčerpáním hodinového fondu.

Hlídání hodinového fondu

  • Stafio hlídá, zda pracovník: nepřekračuje zákonný limit (např. u DPP 300 hodin ročně), ale zároveň dostává dostatek směn, pokud si je přál nebo je potřeba kapacitně obsadit pozici.

Propojení s mobilní aplikací pro zaměstnance

Zaměstnanci mají směny k dispozici ve své mobilní aplikaci, kde přehledně vidí:

  • které směny jsou volné,

  • na jaké pozici a kde se směna koná,

  • s kým budou na směně (dle nastavení),

a jednoduše se mohou přihlásit na dostupné směny podle svých možností.

Z pohledu HR specialisty pak dochází k plánování v desktopové aplikaci, kde je možné:

  • předem naplánovat a obsadit klíčové směny (např. pro HPP pracovníky),

  • následně uvolnit zbylé směny pro brigádníky,

  • a v reálném čase sledovat, kdo se kam přihlásil a co ještě zbývá obsadit.

Celý systém eliminuje potřebu komunikace přes různé kanály (WhatsApp, telefonáty, e-maily). Všichni vidí jen to, co je pro ně důležité – přehledně, online a bez zbytečných dotazů.

Uzávěrka měsíce a výstupy pro mzdy

Na konci měsíce můžete:

  • docházku upravit manuálně nebo importovat dle skutečného stavu
  • připravit přesné podklady pro mzdy a exportovat je účetní (např. pro Pohodu)

Generovat souhrnný přehled:

  • hrubá mzda
  • odpracované hodiny
  • čerpání dovolené

Hotovo! A jdeme rovnou na další měsíc.

Chci Stafio zdarma vyzkoušet