Novela Zákoníku práce mění pravidla pro podepisování v HR

Novela Zákoníku práce z roku 2023 může zaměstnavatelům výrazně ulehčit život. Díky ní odpadají prakticky všechny právní překážky pro digitalizaci pracovněprávní dokumentace. Konečně se české pracovní právo v oblasti digitalizace dostane do 21. století.

Tato novela výrazně zjednodušuje elektronické uzavírání některých pracovněprávních dokumentů, a to díky změnám v právní úpravě elektronického doručování důležitých pracovněprávních dokumentů.

Druhy elektronického podpisu

Velmi obecně elektronickým podpisem chápeme data, která jsou přidána k dokumentu, který těmito daty považujeme za podepsaný. Tato data vytváří osoba, která dokument podepisuje. V ČR je právně závazné nařízení eIDAS, které dle způsobu vytvoření rozeznává 3 druhy elektronických podpisů dle toho, nakolik přesvědčivě samy o sobě zaručují, že dokument podpepsala konkrétní osoba a nakolik chrání dokument proti změnám po vytvoření podpisu.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaný elektronický podpis je nejsilnější kategorie elektronického podpisu postavená v rámci EU na roveň vlastnoručnímu podpisu. K podepisování nestačí jen kvalifikovaný certifkát a počítač, navíc je nutný další bezpečnostní hardwarový prvek (např. USB token, čipová karta nebo e-občanka). U nás je tato nejsilnější kategorie el. podpisů povinná pouze pro úřady komunikující směrem k občanům, naopak při komunikaci od občanů směrem k úřadům kvalifikovaný podpis nutný není (možný ovšem je).

Zaručený elektronický podpis

Zaručený elektronický podpis je digitální podpis založený na certifikátech vydaných certifikační autoritou (např. PostSignum nebo I.CA). Je-li založený na kvalifikovaném certifikátu, už se jedná o uznávaný elektronický podpis způsobilý ke komunikaci občana s úřady. Je-li doplněn navíc bezpečnostním prvkem, jedná se dokonce o nejsilnější, kvalifikovaný elektronický podpis (kterým musí komunikovat úřady směrem k občanům).

Prostý elektronický podpis

Prostý elektronický podpis je elektronický podpis, který nepoužívá technologii digitálního podpisu. Je to elektronický podpis, který není zaručený. Příkladem takového podpisu může být uvedení jména a příjmení (nebo iniciál jména) v závěru e-mailu, ale také vložení naskenovaného obrázku vlastního podpisu do dokumentu, případně biometrický podpis. Pro podepisujícího je jednodušší varianta vytvoření prostého elektronického podpisu potvrzení pomocí odkazu v e-mailu. Pro vyšší právní jistotu se často používá ještě potvrzení pomocí SMS kódu. Podle zákona je prostý elektronický podpis na úrovni vlastnoručního neověřeného podpisu.

V české legislativě existuje kromě 3 výše zmíněných také uznávaný elektronický podpis, který zahrnuje kvalifikovaný elektronický podpis a zaručený elektronický podpis vytvořený na zákaldě kvalifikovaného certifikátu.

Pracovně-právní dokumenty, které je možné elektronicky podepsat

Díky této novele je možné vzdáleně elektronicky podepsat všechny pracovní smlouvy, dodatky a dohody o rozvázání pracovního poměru prostým elektronickým podpisem.

Jednostrané ukončovací dokumenty, které bude i nadále zapotřebí podepsat buď "papírově", nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem. I tyto dokumenty bude možné doručit pouze elektronicky.

Rozšiřují se také možnosti využití různých digitálních nástrojů. Můžete například plně digitalizovat nábor, a to díky použití vzdálené identifikace. Vaše HR oddělení bude zase o krok efektivnější.

Změny v doručování pracovněprávních dokumentů

Zákoník práce upravuje způsob doručení některých typů dokumentů. Doručování ostatních typů dokumentů se řídí  obecnou úpravou dle Občanského zákoníku, a tudíž je jednodušší.

Od 1. 10. 2023 se dle novely zjednodušilo doručování většiny pracovněprávních dokumentů:

V přísném režimu doručování dle § 334  Zákoníku práce nadále zůstávají:

Doručování dokumentů mimo přísný režim

Tyto těchto písemností se řídí obecnou úpravou dle OZ, a tudíž je nově možné podepsat prostým elektronickým podpisem online vzdáleně. Jen dbejte na to, aby se měl adresát možnost s dokumentem opravdu seznámit. Na žádný způsob doručení nemusíte mít souhlas a můžete doručit i na pracovní emailovou adresu, zaměstnanecký portál, případně do komunikační aplikace. Všude si vystačíte s prostým elektronickým podpisem.

Jakýkoliv elektronicky podepsaný dokument pracovněprávního vztahu musíte zaměstnanci elektronicky doručit na e-mailovou adresu, kterou pro tyto účely výslovně uvedl a je mimo vaši dispozici (obvykle osobní e-mail).

Doručování v přísném režimu

Tyto dokumenty musí zaměstnavatel zaměstnanci doručovat do vlastních rukou. Novela však i tento proces zjednodušuje.

Dokumenty, které zůstávají v přísném režimu doručování, můžete doručit elektronicky i v případě, že zaměstnanec chodí do práce. V tomto případě si dejte pozor na prokazatelnost doručení e-mailem.

Doručení v přísném režimu probíhá 5 způsoby:

• Osobně na pracovišti
• Osobně kdekoli
• E-mailem (tj. prostřednictvím sítě či služby elektronických komunikací)
• Datovou schránkou
• Poštou – pouze v případě, že není možné osobní doručení v práci

Pro doručení důležité písemnosti zaměstnancům e-mailem či prostřednictvím komunikační aplikace, musíte splnit následující podmínky:

• Zaměstnanec udělí souhlas, a to v samostatném písemném prohlášení (možno podepsat i elektronicky), nezapomeňte tady přidat poučení o podmínkách doručování. Souhlas může kdykoli odvolat, případně zrušit sdělenou doručovací adresu.
• Zaměstnanec sdělí e-mailovou adresu (mimo dispozici zaměstnavatele).
• Zaměstnavatel musí dokument doručovaný tímto způsobem podepsat uznávaným (kvalifikovaným) podpisem.

Pro doručení důležité písemnousti datovou schránkou datovou schránkou musí být splněny 4 podmínky:

• Zaměstnanec má zřízenou datovou schránku.
• Zaměstnance má datovou schránku přístupnou i pro doručování soukromých zpráv.
• Zaměstnavatel nemusí mít souhlas zaměstnance.
• Zaměstnavatel musí dokument podepsat, ale stačí jen prostý elektronický podpis.

Doručování zaměstnavateli

Novela přináší drobné úpravy i v oblasti doručování písemností zaměstnavateli. Nově vám zaměstnanec může dokument poslat také elektronicky – a to prostřednictvím datové schránky nebo e-mailem. Dokument musí být samozřejmě podepsaný, ale stačí prostý elektronický podpis (tedy např. jméno na konci e-mailu). Jediné, co pro tento způsob doručovaní musíte udělat jako zaměstnavatel, je sdělit zaměstnanci e-mailovou adresu, kam může dokumenty doručovat. Pokud si nepřejete od zaměstnanců dostávat dokumenty e-mailem, jednoduše tuto e-mailovou adresu zaměstnancům nesdělíte. Do datové schránky vám zaměstnanec může posílat dokumenty bez vašeho souhlasu.

Právo na odstoupení

Zaměstnanec má právo od uzavřených smluv odstoupit do 7 dnů od doručení na e-mail, který zaměstnanec pro účely komunikace uvedl. To se samozřejmě netýká dohody o rozvázání pracovního poměru. Odstoupení nelze aplikovat ani v případě, že už dokument nabyl platnosti (zaměstnanec nastoupil do práce, dodatek nabyl účinnosti).